Gestion de votre temps, Soyez réaliste dans vos objectifs
L’organisation évite stress et perte de temps.
Sachez pourquoi vous travaillez et faites attention à ne pas mettre la barre trop haut.
Quand vous établissez des objectifs ou que vous mettez en place des outils sachez déduire ce qu’ils vont induire comme travail annexe et tâches récurrentes sur le court, moyen et long terme. Prenons un exemple : un blog c’est bien, mais avez-vous pensé qu’il faut le maintenir, écrire régulièrement, faire des sauvegardes de votre base tous les mois, des mises à jours
Des objectifs quels qu’ils soient impliquent toujours des tâches annexes bien souvent oubliées.
Sachez planifier.
Découpez les travaux que vous avez à accomplir en petites sections de tâches de travail. La vision globale est importante et nécessaire dans certaines circonstances, projet, mise en place…, mais elle provoque souvent une sensation de débordement et de surcharge face à l’importance de ce qu’elle implique. Il n’y a rien de pire pour perdre votre temps que de vouloir tout faire en même temps. Définissez un ordre hiérarchique de priorités par rapport à votre objectif, votre mission, votre travail, ne mettez pas « la charrue avant les boeufs » et avec une bonne planification vous réglerez déjà beaucoup de problèmes.
Sachez dire non.
Que ce soit au travail, avec les amis ou à la maison il nous est parfois difficile de dire « Non ! », les sollicitations sont nombreuses et elles s’appuient souvent plus sur l’affectif que sur la subordination. Dire toujours « oui » vous conduira à avoir trop de travail à fournir pour répondre à votre engagement. Votre disponibilité doit d’abord être pour Vous, pour vos objectifs dans le temps que vous vous êtes imparti.
Arrêtez de reporter à demain.
Reporter en permanence les tâches à effectuer ne fait qu’augmenter votre tension et le stress. Les taches déplaisantes ou obligatoires doivent faire l’objet d’une planification et être réalisées dans les plus brefs délais, le mieux est souvent dès leur réception, si vous pouvez vous libérer du temps pour elles ou tout de suite après.
Il est des métiers où l’on pratique « la charrette ». Si le « coup de feu » peut être provocateur d’imagination et de productivité, il est rare qu’il le soit pour les tâches basiques, alors planifiez vos tâches obligatoires avec des délais raisonnables.
Mais bizarrement la rédaction d’un rapport est parfois plus productive sous la pression que, lorsque l’on a du temps. Notre cerveau est ainsi fait qu’il travaille pour certains mieux sous la pression. Découvrez, comment vous fonctionnez intellectuellement et sachez en profiter.
Établissez un ordre de priorités.
Qu’est-ce qui est prioritaire et ne l’est pas ? Une question à laquelle nous avons souvent du mal à répondre. Parmi les priorités peut figurer tout ce qui induit des répercussions en chaînes auprès de partenaires, collaborateurs…
Un retard de livraison induit des frais, un travail non effectué peut retarder un service entier… Si dans l’établissement de vos plannings projets ou actions vous avez bien estimé les tâches annexes vous saurez facilement définir vos priorités.
Soyez organisé.
Savoir travailler avec un emploi du temps, un planning, un agenda électronique ou tout autre dispositif permet d’obtenir une bonne organisation et libère efficacement votre mémoire vous permettant de vous concentrer sur le travail en cours.
Cependant votre organisation ne concerne pas que votre temps. Ranger régulièrement votre bureau, classer vos dossiers, adopter un système d’archivage efficace… sont autant de choses qui vous permettront de gagner du temps et d’économiser de l’énervement en vous évitant de courir après un dossier ou un document.
Sachez anticiper.
Dans votre emploi du temps, des choses sont planifiées à l’avance : réunions, rendez-vous, voyages… sachez anticiper leur organisation.
Établissez des listes de documents à prévoir, de matériel à emporter, préparez vos documents à l’avance dans les temps informels de votre planning de travail.
Confiez à votre cerveau ce travail, il sait faire plusieurs choses en même temps et gardez sous la main un bloc-notes pour écrire régulièrement ce à quoi vous pensez.
Apprenez à déléguer.
Pas toujours facile de savoir, ni de pouvoir déléguer, mais souvenez-vous que vous ne pouvez pas toujours tout faire tout seul.
Étudiez votre entourage pour voir vers qui vous pourrez déléguer telle ou telle tâche. Vous permettrez ainsi à vos amis, votre famille, vos collègues de vous aider en toute tranquillité, car vous saurez vers qui déléguer quoi.
Abordez vos problèmes de temps avec lucidité.
Beaucoup de gens se plaignent de manquer de temps, mais à bien y regarder certaines erreurs sont flagrantes et tiennent souvent à une mauvaise définition des priorités, non celles du travail, mais les leurs.
Être objectif avec sa propre gestion du temps demande de regarder toutes vos journées du lever au coucher afin de comprendre comment vous fonctionnez avec le temps.
La ponctualité est ainsi un comportement non seulement professionnel, mais bien souvent quotidien.
La compréhension de vos défauts face au temps vous aidera à mieux progresser dans votre maîtrise de celui-ci.
Utilisez tout votre temps avec sagesse.
Les journées sont longues, voir très longues. Gérer votre temps demande de savoir quel comportement adopter suivant les circonstances.
Faut-il toujours être au « taquet » ? Sachez qu’entrecouper votre temps de travail de pauses régulières, de quelques minutes, voir d’un petit sommeil paradoxal le midi, vous donnera deux fois plus d’énergie et de capacité de travail que de surcharger votre intellect en le maintenant sous pression en permanence. Votre cerveau n’est pas une machine.
Les temps morts ne sont donc pas nécessairement des temps perdus, trouvez, comment les optimiser soit pour votre travail, soit pour vous. Soufflez, respirez et ne considérez pas qu’une attente chez le médecin soit nécessairement un temps perdu, il y a de multiples façons de rentabiliser ce temps pour vous ou votre travail.
Sachez décrocher quand c’est nécessaire, vous n’en serez que plus productif.
Relisez régulièrement ces 10 conseils, ne cherchez pas à les appliquer obligatoirement. En les relisant souvent votre cerveau fera le tri et prendra en compte ce qui est prioritaire dans son travail quotidien, parce que lui aussi il travaille toute la journée et il sait ce qui est bon pour lui.
Faites-vous confiance, faites-lui confiance.
Pour conclure, sachez que nous sommes tous différents face à ces problèmes et à ces situations. Il n’existe pas de standard. Si certains ne peuvent faire qu’une chose à la fois, d’autres savent faire plusieurs choses en même temps. Ainsi est la vie.
La gestion de votre temps requiert bien entendu une bonne organisation. Ce dossier vous en parle en détail.
