Pour disposer d’une organisation personnelle et efficace il vous faut faire preuve de rigueur et apprendre à mieux organiser son temps.
Nous savons tous que notre temps est précieux, il nous faut donc le gérer efficacement.
Apprendre à bien investir le temps dont on dispose est l’objectif d’une bonne gestion du temps :
- Savoir comment planifier.
- Déterminer les priorités.
- Organiser et savoir déléguer ses activités au quotidien.
Être efficace et gérer au mieux ses tâches dans les meilleurs délais et par ordre de priorité nous apporte une bonne organisation de son temps.
Le cadre professionnel est un espace qui nous permet de définir plusieurs notions pour savoir et comprendre ce qui se passe :
- Localiser le temps pour un but déterminé : date de relance, date de rendez-vous
- Prévoir des délais pour réaliser une tâche ou un projet, exemple le volume de temps nécessaire : pour une réunion : sa durée, pour une livraison, ses délais.
- Répartition des ordres et des priorités dans la durée, et ainsi maîtriser les contraintes pour déterminer comment enchaîner des tâches dans un ordre de priorité, exemples : prise de note, la relecture, la date de l’envoi.
Mieux organiser son temps, comment faire ?
Plusieurs sortes d’individu existent. Sous pression et à la dernière minute certains travailleront mieux:
Ils s’imaginent alors que leur créativité et leur productivité sont stimulées.
Le temps alloué à la tâche semblera diminué et en même temps celle-ci devient plus difficile à maîtriser.
Mener plusieurs tâches en même temps (multitâches)est une préférence pour d’autres : mieux vaut alors rester prudent, car la perte de contrôle et des difficultés dans l’exécution de ces tâches et dans les délais impartis peuvent arriver rapidement.
D’autres encore ont des défauts d’organisation, ils ne savent pas s’organiser : ils ne prennent pas le temps qu’il faut, d’où un gaspillage de temps et d’énergie, car alors un maximum de temps sera perdu à la recherche d’informations.
Objectifs à réaliser
Se fixer des délais pour déterminer des objectifs. Une fois ceux-ci déterminés ils devront être réalisables, pratiques, motivants et mesurables.
Planification des tâches.
Votre objectif essentiel est alors de planifier les activités les plus rentables et les plus performantes en priorité et d’y consacrer le temps nécessaire.
- Savoir utiliser le temps disponible, en essayant de réduire les délais d’exécution facilitera la préparation de votre travail.
- Vos tâches seront à classer par ordre de priorité.
- Vérifier et contrôler la gestion de votre temps : vérifier ensuite le résultat pour établir une comparaison prévisionnel/réalisé.
Une fois les tâches réalisées les effacer au fur et à mesure.
Puis, il est également conseillé de faire un point entre :
- Durée réelle établie et durée de réalisation exécutée,
- Mais aussi : tâches prévues non réalisées – tâches imprévues, qui ont pu être réalisées.
Ne pas omettre en final d’analyser les écarts entre les prévisions et le réel.
Mieux organiser son temps permet d’éviter du stress.
Pour aller plus loin :
Pour aller plus loin, je vous encourage à mettre en place une bonne gestion du temps.
Cela est tout à fait possible et très simplement.
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