Mettre en place un planning de travail.
Bien gérer le temps est nécessaire pour bien réussir vos journées, celui-ci n’est pas extensible, le temps a plutôt tendance à diminuer.
Il est donc nécessaire de me mettre en place un planning du travail à réaliser dans la journée, la semaine, le mois.
Qui dit planning dit tenu du planning.
Vous devrez donc créer une trame de planning de travail journalier, hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuel et de la mettre en place dans un fichier.
Ainsi, votre mémoire sera libéré et vous aurez un suivi sans faille de votre travail accompli et à accomplir.
L’auteur de ce guide gratuit « 30 conseils pour gagner en productivité » nous donnes ses secrets pour mieux organiser son temps.
À quoi sert un planning de travail ?
Mais au fait, à quoi ça sert un planning de travail ?
L’expérience montre que ceux qui réussissent sont justement ceux qui vont le mieux préparer et planifier leur action afin d’anticiper les risques et de les prévenir.
Le planning est aussi un outil de communication, il permet de partager la vision des travaux à réaliser avec l’ensemble des intervenants.
Il permet à chacun de visualiser ce qu’il doit faire, de vérifier si des tâches n’ont pas été oubliées et si tout le monde a confiance dans le fait de mener à bien les tâches dans les délais prévus.
Avec le planning vient la gestion prévisionnelle des ressources et charges associées.
Il est essentiel de pouvoir suivre régulièrement le taux d’occupation prévisionnel des ressources.
Le problème ici est qu’il est souvent tentant pour bon nombre de personnes de ne pas vouloir connaître l’occupation prévisionnelle des ressources.
Votre planning de travail
Un planning du travail doit être précis sans trop dépasser le temps alloué à chaque tache.
Quelques astuces pour organiser votre planning du travail.
Pour commencer, il va falloir que vous réfléchissiez à ce qui est urgent et important.
Débutez votre planning par les activités urgentes.
Ensuite planifiez les choses que vous considérez importante pour votre bien-être et celui de vos proches (coiffeur, esthéticienne, balade en famille, cinéma…)
Même si faire un planning peut vous paraître futile, ne le faites pas à la légère.
Il va vous permettre de vous faciliter la vie.
Mais pour cela il faut que vous pensiez à tout, en effet il vous faut tenir compte de votre famille.
Vous devez également consulter votre mari/femme/enfant(s) pour ne pas faire un planning trop individualiste.
Vous devez également tenir compte de vos rythmes personnels.
À la maison n’hésitez pas non plus à déléguer certaines tâches à vos enfants demandez-leur de participer aux tâches ménagères, de vous aider à faire la cuisine…
Tirez parti du temps libre.( attente chez le médecin, la poste, salle d’attente…)
Préparer votre planning du travail le soir.
Notez chaque tâche comme urgente, ou pas urgente, importante.
Donner des limites à vos rendez-vous.
Sachez écourter (quand cela est possible) certains rendez-vous, poliment mais fermement.
Prévenez votre interlocuteur que vous avez une heure pas plus, vous gagnerez du temps.
Pensez à ranger les choses usuelles courantes au même endroit.
Vous les retrouverez sans perdre du temps.
Travaillez avec un agenda.
Notez-y vos tâches et vos rendez-vous.
Faites une différence dans votre planning.
Faites la différences entre les tâches à cour terme et les tâches à long terme.
Ce qui vous permettra de vous concentrer sur les tâches à réaliser en priorité.
Déléguez si possible.
N’hésitez pas à déléguer les tâches qui vous prennent du temps ou les tâches annexes pour vous concentrer sur l’essentiel et l’important.
Isolez-vous.
Pendant les moments plus chargés :
- Coupez le téléphone.
- Fermez votre boîte mail
Pendant une heure ou deux pour pouvoir travailler sans dérangement.
Prévoyez des petits pense-bêtes à des endroits visibles.
Caractériser les tâches.
Chaque action que vous allez entreprendre à plusieurs caractéristiques.
Que ce soit le temps qu’elle va prendre, l’endroit où vous devez vous rendre pour la réaliser, les documents que vous devez avoir avec vous.
Délimiter des plages horaire de « concentration ».
Profitez des moments où vous êtes particulièrement concentrés.
Gérer les imprévus :
Prendre de courtes pauses pendant la journée (il est conseillé de prendre cinq minutes de pause par heure) ou encore pour faire face à tout imprévu.
Un planning n’est jamais fixe !
N’oubliez jamais qu’un planning doit évoluer, ne voyez donc jamais à trop long terme, sous peine de vous rendre compte que vous devez supprimer une période de travail
Respectez vos temps de pause.
Il est très important d’aménager des temps de pause dans votre planning.
Cela permet de se ressourcer et de laisser retomber la pression.
Établissez vos priorités.
Distinguer les tâches importantes des tâches secondaires
Pour allez plus loin un autre article à lire :
Votre planning de travail : gagner en efficacité !
C’est un excellent moyen de contrôler l’avancement des différentes étapes lors de l’exécution.
En effet, vous savez constamment où vous en êtes.
Mais pas seulement.
Cette étape est la meilleure garantie de se focaliser sur les tâches les plus importantes. Planifier à l’avance, c’est gagner en efficacité !
Maxime PAULET.
Pour allez plus loin, n’hésitez pas à télécharger le guide gratuit de l’organisation au quotidien.
